La delgada línea entre la comunicación telefónica y por correo electrónico
Como gerente de cuentas, en varios momentos del día –ya sea que tenga que hacer una cotización, preguntar o responder algo específico sobre algún proyecto u obtener los comentarios sobre algún proyecto ya finalizado– debo decidir entre llamar o mandar un correo electrónico al cliente. Por lo general, la comunicación telefónica es mucho más rápida para poder preguntar y responder varias cosas a la vez, y bastante más útil a la hora de aclarar cualquier duda o preocupación del momento.
Como regla de oro, trato de darle seguimiento a estas conversaciones mediante correos electrónicos con un detalle de todo lo que se discutió así como de los pasos a seguir a continuación.
Definitivamente hay ocasiones cuando un correo electrónico es más práctico, cuando se hace necesaria una comunicación escrita formal (como para enviar el precio de una cotización o para una aprobación por escrito) o cuando hay más aspectos que necesitan quedar bien establecidos. Normalmente existe una línea muy estrecha que un representante de servicio al cliente debe tener muy en cuenta para no molestar al cliente con preguntas constantes o tampoco obtener la información suficiente.
Nos esforzamos por producir proyectos de traducción e interpretación de la más alta calidad, hechos a la medida, para lo cual con frecuencia necesitamos comunicarnos con clientes con respecto a un sinnúmero de aspectos.
Al comienzo de un proyecto grande o complejo siempre es bueno mantener contacto telefónico, aunque sea breve, para poder tener una idea de las expectativas, tiempos límites de entrega, presupuestos, etc. Una vez que se resuelvan las inquietudes principales, la comunicación por correo electrónico tiende a ser más eficaz ya que ambas partes pueden leer y responder a su conveniencia y así tener una cadena de información. Esto es una buena forma de mantener en orden toda la información del proyecto.
La información es fundamental para un producto de alta calidad, así que siéntase en la libertad de ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento, ya sea por correo electrónico o por teléfono.
(Traducido del original de Fred B.)