Cómo responder sin hacer el ridículo
¿Alguna vez recibió un correo electrónico de una empresa a la mitad de un proyecto, y se dijo a sí mismo “Nunca me había sentido tan ridículo en mi vida”?
A medida que sigue aumentando el uso de los canales de comunicación como el correo electrónico, los mensajes de texto y el chat en línea, la importancia de transmitir con exactitud el mensaje deseado nunca han sido tan inminentes para los proveedores de servicios. Muy a menudo un mensaje no es comprendido por el lector, sin que sea esa la intención del redactor del mismo. Esto se debe principalmente al estado de ánimo del lector en el momento en que recibe el mensaje, en contraposición a la información real que se proporciona.
A continuación se encuentran tres consejos a tener en cuenta y para minimizar el riesgo de poder ofender a sus clientes.
CONOZCA A SU CLIENTE
Todos los clientes son únicos. Por lo tanto, debe recordar que debe abordarlos de distinta forma durante el desarrollo del proyecto.
La mejor forma de hacerlo es tratando de imitar la forma de relacionarse y de escribir del cliente. Si responden de una forma corta e informal, entonces es aceptable que usted lo haga de la misma manera. Los problemas surgen a menudo cuando el cliente escribe un correo largo, formal y con mucha descripción y usted responde con un simple “no hay problema” o “lo haremos”, sin hacerle saber al cliente que su solicitud ha sido completamente comprendida.
La clave para el éxito de un proyecto es estar al mismo nivel todo el tiempo. Mientras más conozca a su cliente, menor será el riesgo de que exista un malentendido.
NO SUPONGA
Hacer suposiciones podría meterle en problemas. La mayor parte del tiempo, los clientes trabajan en varios proyectos de forma simultánea. Usted no puede suponer que el cliente va a recordar los detalles de todos los proyectos al momento de recibir su mensaje.
Recuerde proporcionar toda la información pertinente cuando se comunique con sus clientes para no perder tiempo importante ni ganancias.
SEGUIMIENTO TELEFÓNICO
En mi opinión, este es el paso más importante ya sea que esté complacido con su correspondencia saliente. Siempre debe construir una buena relación con sus clientes. El hecho de darle una voz y una personalidad a sus mensajes escritos, aminorará la posibilidad de dar una impresión equivocada y le ayudará a construir relaciones comerciales a largo plazo además de ingresos recurrentes futuros.
(Traducido del original de Brian K.)